¿Cómo organizar una reunión con varias personas?

Sabemos que agendar reuniones con personas de tu misma empresa es fácil, muchos comparten sus calendarios con sus compañeros. Pero ¿qué pasa cuando tienes que agendar reuniones con personas externas? Compartir tu calendario no es una opción, lo que lleva a muchos a pasar horas buscando un horario que funcione para todos.

Y ni hablemos de re-agendar en caso de que uno de los invitados no pueda asistir a último minuto.

Por eso creamos la función de reuniones grupales en KalendMe. Cuando creas un evento los invitados pueden compartir su disponibilidad sin necesidad de compartir los detalles de su agenda. La herramienta sincroniza todas las disponibilidades y solamente muestra los horarios en el que todos los invitados están disponibles.

Y en caso de que tengas que reagendar es igual de simple, solo seleccionas los emails de las personas con las que te quieres reunir y automáticamente KalendMe busca un nuevo horario que funcione para todos.

Entre más de tus invitados tengan una cuenta KalendMe, la herramienta va a ser más efectiva. Así que si constantemente tienes reuniones con las mismas personas, envíales la invitación a crear su cuenta gratis. Solo tienen que hacerlo una vez y tendrán su disponibilidad actualizada de manera gratuita para siempre!

¿Cómo funciona?

1. Crea tu cuenta KalendMe.

• Necesitas tener una cuenta para poder calcular tu disponibilidad y enviarte todos los detalles de la reunión.

2. Navega a reuniones de grupo y escribe o pega los correos electrónicos de las personas con las que te quieres reunir.

• KalendMe detecta automáticamente quiénes de tus invitados ya tienen una cuenta y utiliza su disponibilidad en vivo para calcular un horario que funcione para todos.
• Si tienes invitados que aún no son usuarios, creamos un enlace directo para que puedas invitarlos fácilmente y así también poder calcular su disponibilidad.
• Puedes agendar una reunión con personas que aún no son usuarios KalendMe, PERO su disponibilidad no será considerada al buscar un horario que funcione para todos.

3. Define la duración de la reunión.

• Puedes crear reuniones de 15, 30 o 60 minutos.

4. Elige el día y la hora de la reunión.

• KalendMe sincroniza la disponibilidad de todos los invitados que son usuarios KalendMe y muestra solo los horarios que funcionan para todos.
• Puedes escoger el día y la hora que mejor te convenga, agregas el título y cualquier detalle que desees acerca de la reunión.

Y eso es todo!

La reunión está agendada y el evento se agrega automáticamente a los calendarios de todos los invitados.

Si quieres invitar a más personas que no necesariamente necesitas leer su disponibilidad, puedes hacerlo directamente desde el evento que aparecerá en tu calendario.

¿Qué esperas? ¡Pruébalo hoy!